Open Dental bleibt weiterhin Ihr Praxisverwaltungssystem und Ihr Terminplaner. Diese Funktion liest Termine und deren Status über die dokumentierte API von Open Dental aus und versendet die Überprüfungsanfrage über unser Nachrichtensystem. Die Anfrage nimmt keine Änderungen in Open Dental vor, und Sie müssen keine Daten migrieren, um sie zu nutzen.
Wir stellen einen API-Schlüssel aus, den Sie in Open Dental hinzufügen (Einstellungen > Erweiterte Einstellungen > API). Für die Remote-API von Open Dental muss der eConnector auf Ihrem Server laufen. Wenn Sie Open Dental eServices nutzen, ist dieser bereits installiert. Es ist kein Datenbank-Login erforderlich, kein VPN und es muss nichts auf den Computern in den Behandlungsräumen installiert werden. Speichern Sie anschließend Ihren Google-Bewertungslink. Wenn kein Bewertungslink gespeichert ist, erhalten die Patienten dennoch die Dankesnachricht, allerdings ohne den Link. Fügen Sie den Link daher hinzu, bevor Sie die Automatisierung aktivieren. Die Funktion ist zunächst deaktiviert und es wird nichts versendet, bis Sie sie aktivieren.
Wir rufen etwa alle 15 Minuten Ihren Open-Dental-Terminkalender ab, einschließlich des Status jedes Termins. Ein Besuch wird erst gezählt, wenn sein Status auf „Abgeschlossen“ gesetzt ist. Geplante, abgesagte und gelöschte Termine lösen niemals eine Anfrage aus, sodass ein Patient, der einen Termin abgesagt hat, nicht für einen Besuch bedankt wird, der gar nicht stattgefunden hat.
Um 18:00 Uhr in der Zeitzone Ihrer Praxis erhält jeder Patient, dessen Termin heute als „abgeschlossen“ markiert ist, eine SMS (eine pro abgeschlossenem Termin). Darin wird ihm für seinen Besuch gedankt, er wird gebeten, zu antworten oder anzurufen, falls er Fragen zu seinem Termin hat, und es wird Ihr Link zur Google-Bewertung angegeben. Patienten, die sich vom SMS-Empfang abgemeldet haben, werden übersprungen. Für Termine, die nach 18 Uhr abgeschlossen werden, wie z. B. Abendtermine, wird keine Aufforderung versendet.
Das ist der entscheidende Punkt, ob es funktioniert. Wir lesen Ihren Terminkalender etwa alle 15 Minuten aus; daher muss ein Termin bis etwa 17:45 Uhr als „abgeschlossen“ markiert sein, damit die SMS für diesen Abend um 18:00 Uhr versendet wird. Ein Termin, der erst später oder am nächsten Morgen als „abgeschlossen“ markiert wird, wird nicht berücksichtigt. In unserer Praxis funktioniert es folgendermaßen: Legen Sie den Termin beim Verlassen der Praxis beim Auschecken auf „Abgeschlossen“ fest, und lassen Sie eine Person den Tagesplan bis 17:30 Uhr auf noch als „Geplant“ markierte Termine überprüfen.
Für die Einrichtung sind vier Dinge erforderlich: ein in Open Dental hinzugefügter API-Schlüssel, ein laufender eConnector, Ihr Google-Bewertungslink und die Aktivierung der Automatisierung für „Feedback und Bewertungen nach dem Besuch“. Die Funktion ist im Paket „Reviews & Messaging“ für 199,99 $/Monat (monatliche Abrechnung) mit einer BAA enthalten. Während der 14-tägigen kostenlosen Testphase werden keine Bewertungsanfragen versendet. Sie beginnen am Abend, an dem Ihr kostenpflichtiges Abonnement startet. Planen Sie daher Ihren ersten Check für den nächsten Morgen ein. Keine Datenmigration, keine Konvertierung und keine Software auf den Arbeitsplätzen. Überprüfen Sie bei diesem ersten Check, ob die SMS vom Vorabend an die Patienten gesendet wurden, die Sie als „Abgeschlossen“ markiert haben. So können Sie am schnellsten feststellen, ob sich die Praxis an der Rezeption an die neue Vorgehensweise gewöhnt hat.
Verbinden Sie Open Dental über dessen API, fügen Sie Ihren Google-Bewertungslink hinzu und aktivieren Sie die Automatisierung für „Feedback und Bewertung nach dem Besuch“ (sie startet automatisch). Danach erhält jeder Patient, dessen Besuch an diesem Tag als „Abgeschlossen“ markiert ist, um 18:00 Uhr Ihrer Ortszeit eine SMS mit dem Link. Sie müssen nichts manuell versenden. Die Rezeption markiert die Termine einfach wie von Open Dental erwartet als „abgeschlossen“.
Der Status des Termins. Nur der Status „Abgeschlossen“ löst dies aus. Termine mit dem Status „Geplant“, „Abgebrochen“, „Nicht geplant“, „Liste“ und „Gelöscht“ lösen dies nicht aus. Es reicht nicht aus, einen Patienten in Open Dental als „angekommen“ oder „bestätigt“ zu markieren. Wenn Open Dental einen Termin um 18:00 Uhr als „Geplant“ anzeigt, erhält dieser Patient an diesem Tag keine SMS, und wenn der Termin am nächsten Morgen auf „Abgeschlossen“ gesetzt wird, wird auch keine verspätete SMS versendet.
Die Überprüfungsanfrage selbst schreibt nichts. Sie liest Termine und Status aus und nimmt in Open Dental keinerlei Änderungen vor: keine Statusänderungen, keine Terminnotizen, keine Einträge in der Patientenakte. Wenn ein Patient antwortet und seine Nummer mit einer Patientenakte übereinstimmt, wird die Antwort über die bidirektionale SMS-Funktion im „Open Dental Comm Log“ dieses Patienten protokolliert. Diese Funktion ist standardmäßig aktiviert; sprechen Sie uns an, und wir deaktivieren sie für Ihre Praxis.
Jeder Patient, der einen Termin absolviert hat, dessen Telefonnummer in der Kartei vermerkt ist und der sich nicht gegen den Empfang von SMS abgemeldet hat. Dabei wird zunächst nicht danach gefiltert, wie zufrieden die Patienten zu sein scheinen. In der SMS werden die Patienten außerdem dazu aufgefordert, bei Fragen zu antworten oder anzurufen, sodass ein Anliegen Ihre Praxis erreicht, bevor es bei Google landet.
Nein. Die Anfrage wird als SMS versendet; es wird weder ein Anruf getätigt noch eine E-Mail verschickt. Wenn Sie nach bestimmten Besuchen eine telefonische Nachfassaktion wünschen, übernimmt Ihr Team diesen Anruf weiterhin.
Diese Tools versenden ebenfalls Überprüfungsanfragen auf Basis von Open-Dental-Daten. Der Unterschied liegt hier vor allem im Lieferumfang: Das Paket „Reviews & Messaging“ für 199,99 $/Monat umfasst zudem den bidirektionalen SMS-Versand und Terminerinnerungen und wird monatlich abgerechnet. Wenn Sie wechseln, deaktivieren Sie die Bewertungsanfragen in Ihrem aktuellen Tool, bevor Sie dieses hier aktivieren, damit derselbe Patient nicht zwei Anfragen erhält.
Nein. Unabhängig davon, ob Ihre Praxis einen abgesagten Termin storniert, in die Liste der nicht geplanten Termine verschiebt oder löscht – er wird in Open Dental niemals als „Abgeschlossen“ angezeigt, und „Abgeschlossen“ ist der einzige Status, der eine Bestätigungs-SMS auslöst.
Auf dieser Seite geht es um eines: Wie Sie mehr Google-Bewertungen erhalten, indem Sie zum richtigen Zeitpunkt darum bitten. Die Seite veröffentlicht keine Bewertungen auf Google und antwortet auch nicht in Ihrem Namen auf Bewertungen. Weitere Informationen zum restlichen Leitfaden (Zeitpunkt, Formulierung, private Feedback-Kanäle sowie die Google- und HIPAA-Vorschriften für Antworten) finden Sie in unserem Leitfaden zum Thema „Mehr Google-Bewertungen erhalten“.
Wenn Sie Open Dental nutzen und mehr Google-Bewertungen erhalten möchten, benötigen Sie kein weiteres System zur Abgleichung. Aktivieren Sie die Automatisierung, und jeder Patient, dessen Termin als „Abgeschlossen“ markiert ist, erhält noch am selben Abend eine SMS mit Ihrem Bewertungslink. Die Anfrage selbst sendet keine Daten zurück an Open Dental. Das einzige, worauf sie angewiesen ist, ist, dass die Rezeption die Termine noch am selben Tag als „Abgeschlossen“ markiert. Wenn Ihre Praxis diese Vorgehensweise beibehält, werden die Anfragen automatisch versendet.
„Open Dental“ ist eine Marke von Open Dental Software, Inc. „Intake.Dental“ ist ein eigenständiges Produkt und steht in keiner Verbindung zu Open Dental Software, Inc. und wird von diesem Unternehmen weder empfohlen noch gesponsert.
Sie behalten Open Dental bei. Sobald Sie die Automatisierung „Feedback und Bewertung nach dem Besuch“ aktivieren, erhält jeder Patient, dessen Besuch in Open Dental an diesem Tag als „Abgeschlossen“ markiert ist, um 18:00 Uhr Ihrer Ortszeit eine SMS. Darin wird ihm für seinen Besuch gedankt, es wird erklärt, wie er die Praxis bei Fragen erreichen kann, und es wird ein Link zu Ihrer Google-Bewertungsseite bereitgestellt. Die Anfrage liest lediglich Ihren Open-Dental-Terminkalender aus und schreibt nichts zurück. Außerdem ist sie von einer Gewohnheit abhängig: Termine müssen am Tag ihres Stattfindens auf „Abgeschlossen“ gesetzt werden.
Eine 20-minütige Vorführung mit Ihrem Terminplan und Ihren Gebührenziffern. Kein Wechsel, keine Migration, kein Komplettaustausch.
