Branchenschätzungen gehen davon aus, dass ein verpasster Neupatientenanruf etwa $900–$1.200 an Umsatz im ersten Jahr bedeutet. Bei der Rechnung geht es nicht um Effizienz, sondern um den Patienten, der stattdessen in der Praxis die Straße runter angerufen hat.
Eine Praxis, die von 8 bis 17 Uhr an vier Tagen pro Woche geöffnet ist, ist etwa drei Viertel der Wochenstunden nicht erreichbar. Patienten entscheiden, wann sie Zeit zum Anrufen haben, und das ist normalerweise nicht während dieser Stunden.
Wenn die Anmeldung mit einem Patienten beschäftigt ist, klingelt das Telefon ins Leere. Ein neuer Patient, der nur die Mailbox erreicht, hinterlässt selten eine Nachricht und ruft selten zurück.
Genau dann, wenn Ihr Team nicht am Empfang ist, können berufstätige Patienten anrufen. Die KI übernimmt Spitzenzeiten tagsüber – nicht nur nachts.
Keine Telefonwarteschleife und kein Transkriptionsdienst für Voicemail. Sie führt ein echtes Gespräch und kann die Aufgabe zu Ende bringen.
Keine Warteschleifenmusik, keine Warteschlange, keine Ansage außerhalb der Öffnungszeiten. Sie nimmt nachts, am Wochenende und bei Überlastung in der Mittagszeit ab, wenn der Empfang beschäftigt ist.
Sie liest echte freie Termine aus Ihrer Praxisverwaltungssoftware und trägt den Termin dort ein – was dem Patienten angeboten wurde, sieht Ihr Team am nächsten Morgen.
Eine KI-Empfangskraft, die Ihren Terminkalender nicht sehen kann, ist ein Anrufbeantworter mit besserer Grammatik. Dies sind die Systeme, in die wir direkt lesen und schreiben – und die Seiten, die genau erklären, was jedes einzelne unterstützt.
Direkte API und eConnector. Liest den Terminkalender, schreibt Termine und Notizen.
Mehr erfahrenLive-Terminkalender-Lesezugriff und Terminbuchung, einschließlich Neupatienten.
Mehr erfahrenÜber 60 Integrationen durch unsere Verbindungsschicht. Sehen Sie, was Ihr System unterstützt.
Mehr erfahrenAnrufe berühren Patienteninformationen, wodurch das Telefon eine HIPAA-Oberfläche wird. Jede Praxis bei Intake.Dental erhält ohne Aufpreis eine unterzeichnete Business Associate Agreement, die die KI-Funktionen abdeckt, und die KI-Anbieter dahinter sind durch eigene Vereinbarungen gebunden und nutzen Ihre Daten nicht zum Trainieren ihrer Modelle.
Verfügbarkeiten kommen aus Ihrem Terminkalender, nicht aus dem Modell. Wenn um 14 Uhr am Donnerstag nichts frei ist, bietet sie auch keinen Termin um 14 Uhr am Donnerstag an.
Aufzeichnungen, Transkripte und Ergebnisse befinden sich in Ihrem Dashboard. Wenn sie etwas schlecht gehandhabt hat, werden Sie es wissen und können ändern, wie sie antwortet.
Software, die das Telefon Ihrer Praxis beantwortet und ein echtes Gespräch mit dem Anrufer führt: Sie kann Fragen zu Ihrer Praxis beantworten, Ihren Live-Terminkalender einsehen, einen Termin in Ihrer Praxisverwaltungssoftware buchen oder verschieben und den Anruf bei Bedarf an eine Person weiterleiten. Sie ist keine Telefonwarteschleife und kein Voicemail-Dienst – der Anrufer spricht normal und erhält eine Antwort.
Die meisten Anrufer verstehen schnell, dass sie mit einem automatisierten Assistenten sprechen, und wir geben uns auch nicht anders aus – sie stellt sich als Assistentin Ihrer Praxis vor. Was für einen Patienten um 21 Uhr zählt, ist, dass das Telefon abgenommen wurde und der Termin gebucht wurde, statt einer Voicemail, die bis Montag niemand hören wird.
Sie bucht. Freie Termine werden aus Ihrem Live-Terminkalender gelesen und der Termin wird in Ihre Praxisverwaltungssoftware zurückgeschrieben – das ist der Unterschied zwischen einer KI-Empfangskraft und einem Anrufbeantworter. Was jedes System unterstützt, ist unterschiedlich, deshalb erklären es die Integrationsseiten für jedes PMS.
Die Sprache wird vom Anrufer gewählt, nicht davon, wer gerade am Empfang sitzt. Dasselbe gilt für die Aufnahmeformulare, die sie im Anschluss versendet.
Schmerzen, Notfälle und alles, was sie nicht klären kann, werden nach Ihren Regeln an eine Person weitergeleitet oder eskaliert – mit einer präzisen Nachricht statt einer Vermutung.
Öffnungszeiten, Standort, Parkmöglichkeiten, akzeptierte Versicherungen, Kosten eines Besuchs, ob Sie Kinder behandeln – die Fragen, die Ihren Empfang den ganzen Tag beschäftigen.
Jeder Anruf erscheint als Transkript und Zusammenfassung in Ihrem Dashboard, sodass nichts davon abhängt, dass sich jemand erinnert, was gesagt wurde.
Ein Arzt meldet sich krank oder die Praxis bleibt für den Tag geschlossen: Wählen Sie den Tag oder die Spalte des Arztes aus, und die KI ruft jeden betroffenen Patienten an, entschuldigt sich und bucht einen neuen Termin in gleicher Dauer beim selben Arzt (oder bei einem beliebigen Zahnarzthelfer für Zahnreinigungen) um, sagt den Termin ab oder vereinbart einen Rückruf. Jeder Patient erhält außerdem eine E-Mail von Ihrer Praxis, in der die getroffene Entscheidung bestätigt wird.
Wenn ein Elternteil einen Termin für sich selbst und zwei Kinder vereinbart oder ein erwachsenes Kind für einen Elternteil anruft, wird dies in einem einzigen Anruf erledigt: Dabei wird die Identität des Patienten bestätigt, jeder Termin nacheinander gebucht und jeder einzelne in Ihren Terminkalender eingetragen.
Dringende Anrufe werden nach Ihren Vorgaben weitergeleitet – an eine Bereitschaftsnummer, eine bestimmte Person oder direkt durchgestellt – anstatt von der KI bearbeitet zu werden. Die Eskalation konfigurieren Sie selbst, sie ist keine Hoffnung, sondern eine Einstellung.
Nein, und Praxen, die sie aus diesem Grund kaufen, sind meist enttäuscht. Sie nimmt die Anrufe entgegen, die sonst niemand beantwortet hätte: nach Feierabend, am Wochenende und bei Überlastung, während Ihr Team beim Patienten ist. Was sie Ihnen abnimmt, sind Wartezeiten und Mailbox-Pingpong, nicht Mitarbeiter.
Ja. Sie läuft innerhalb derselben HIPAA-konformen Plattform wie der Rest Ihres Kontos, unter einem BAA, das jede Praxis automatisch erhält und das die KI-Funktionen ausdrücklich einschließt.
Die Verbindung zu Ihrer Praxisverwaltungssoftware und die Umleitung Ihrer Rufnummer für außerhalb der Öffnungszeiten auf die KI ist am selben Tag erledigt. Die meisten Praxen beginnen nur mit der Zeit nach Feierabend, hören sich die Anrufe der ersten Woche an und erweitern dann die Zeiten.
Sie ist in den Tarifen enthalten, die den KI-Empfang beinhalten, und wird nicht pro Anruf oder pro Minute abgerechnet. Die Preisübersicht zeigt die vollständige Aufschlüsselung.
Auf der Registerkarte „Terminplan“ wählen Sie den Tag oder einfach die Spalte des jeweiligen Anbieters aus, und die KI-Rezeptionistin ruft jeden darin aufgeführten Patienten von Ihrer Praxisnummer aus an. Sie erläutert die Änderung, entschuldigt sich und bietet Termine gleicher Dauer an (bei Arztterminen denselben Arzt, bei Zahnreinigungen einen beliebigen Zahnarzthelfer). Der Patient kann während des Gesprächs einen neuen Termin vereinbaren, vorerst absagen oder darum bitten, dass Ihre Praxis zurückruft. Patienten, die nicht antworten, erhalten eine Voicemail, eine SMS, eine E-Mail und etwa zwei Stunden später einen weiteren Anruf. Ihr Team sieht jedes Ergebnis in Echtzeit und erhält nach Abschluss des Vorgangs eine Zusammenfassung.
Die meisten Zahnarztpraxen verlieren neue Patienten an eine Mailbox, nicht an einen Mitbewerber. Eine KI-Rezeptionistin hebt beim ersten Klingeln ab, prüft Ihren Live-Terminplan, bucht den Termin in Ihre Praxisverwaltungssoftware und übergibt an einen Menschen, sobald einer tatsächlich benötigt wird – in mehr als 25 Sprachen, rund um die Uhr.
Leiten Sie Ihre Rufnummer nach Feierabend auf die KI um, hören Sie sich die Anrufe an, die sie annimmt, und erweitern Sie die Zeiten, wenn Sie ihr vertrauen. Keine langfristige Bindung.
